Beredskap og sikkerhetshensyn i offentlige anskaffelser (II): Søk robusthet fremfor teknologi

(Roger Bang Eie) – Anbefaler innkjøpere å være konkrete i beskrivelsen av scenarier som skal dekkes. Involver fagmiljøer tidlig, etterspør helhetlige og robuste løsninger ved utforming av krav. Det forteller Anne Helene Haug, sikkerhetsekspert og Kim Henriksen, direktør storkunder – Canon Norge til Anbud365, når vi ber om kommentarer til sikkerhet og beredskap i offentlige anskaffelser. – Prioriter funksjon fremfor teknologi, hva kan løsningen faktisk utføre når krisen inntreffer.

Økt geopolitisk uro, pandemier og ekstremvær har de siste årene gjort sikkerhet og beredskap til et høyaktuelt tema – ikke bare i forsvarssektoren, men i hele offentlig sektor. Nå forventes det også at kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter vurderer beredskapshensyn i sine anskaffelser. Anbud365 har tatt en runde med noen sentrale aktører for å høre hvordan de opplever at det offentlige inkluderer sikkerhet og beredskap i de ulike anskaffelser – og hvilke erfaringer de gjør seg. Dagens kandidater: Anne Helene Haug, sikkerhetsekspert og Kim Henriksen, direktør for storkunder – Canon Norge.

Anne Helene Haug: Sikkerhetsekspert i Canon Norge har en sentral rolle i arbeidet med å utvikle robuste og trygge løsninger. Med en helhetlig og praktisk tilnærming jobber hun målrettet for å styrke beskyttelsen av kundeleverte systemer, og sikre at både kunder og virksomheten står bedre rustet mot digitale trusler og uforutsette hendelser.

Kim Henriksen: Direktør for storkunde-satsingen i Canon Norge, leder et team som leverer helhetlige løsninger tilpasset komplekse behov i større organisasjoner. Med fokus på skytjenester og tjenestebaserte modeller har han en nøkkelrolle i å bygge relasjoner, forstå utfordringer – med mål om å utvikle løsninger som gir verdi over tid.

Anbud365: Har dere merket at offentlige oppdragsgivere i økende grad stiller krav knyttet til sikkerhet og beredskap i anskaffelser? Hvis ja – på hvilke områder og i hvilken form?

Canon: Ja, det er tydelig at krav til sikkerhet og beredskap har fått økt oppmerksomhet i offentlige anskaffelser. Dette gjelder særlig innen:

– Informasjonssikkerhet, der krav til databehandling, tilgangsstyring og logging er blitt mer spesifikke.

– Fysisk og digital beredskap, hvor det etterspørres løsninger som fungerer også ved bortfall av nettverk, strøm eller internett.

– Kontinuitet og redundans, der det kreves dokumentasjon på hvordan tjenester kan opprettholdes ved kriser.

– Et konkret eksempel er krav om mulighet for lokal utskrift av kritisk dokumentasjon – selv når nettverk eller skybaserte tjenester er utilgjengelige.

Anbud365: Hvordan påvirker slike krav deres arbeid med å utforme tilbud – for eksempel i form av økte kostnader, behov for ny kompetanse eller tilpasning av tjenester?

Canon: Slike krav påvirker tilbudsarbeidet på flere måter:

– Økte kostnader knyttet til sikkerhetssertifiseringer, redundante løsninger og fysisk infrastruktur.

– Behov for kompetanse innen beredskapsplanlegging, risikovurdering og sikkerhetsarkitektur.

– Tilpasning av tjenester, der vi må dokumentere hvordan løsningen fungerer i ulike beredskapsscenarier – inkludert offline-modus og lokal print.

– Det krever også tettere samarbeid med underleverandører for å sikre at hele verdikjeden oppfyller kravene.

Anbud365: Hvilke typer beredskapskrav oppleves som mest krevende å imøtekomme, og hvilke fremstår som mer hensiktsmessige og relevante fra deres ståsted?

Canon: De mest krevende kravene er ofte:

– Krav om full funksjonalitet uten nettverkstilgang, spesielt for systemer som normalt er skybaserte.

– Dokumentasjon av beredskapsøvelser og testregimer, som krever tid og ressurser.

– De mest relevante og hensiktsmessige kravene er:

– Krav til lokal print av kritisk dokumentasjon, som sikrer at man kan opprettholde drift og kommunikasjon ved bortfall av digital infrastruktur.

– Krav til sikker tilgangsstyring og logging, som er både gjennomførbare og viktige for sporbarhet og ansvarlighet.

Anbud365: Opplever dere at kravene kommer tydelig frem i konkurransegrunnlaget – og er det vanlig at beredskap er definert som minimumskrav, tildelingskriterium eller kontraktskrav?

Canon: Det varierer. I noen konkurranser er kravene godt definert som minimumskrav, særlig innen helse og beredskap. I andre tilfeller fremstår kravene som generelle formuleringer under kontraktsvilkår, uten tydelig spesifikasjon.

Det er fortsatt et forbedringspotensial når det gjelder å skille mellom teknisk krav, funksjonelt krav og beredskapskrav. Samt å definere målbare kriterier for hvordan beredskap skal vurderes i tildeling.

Anbud365: Hva er deres råd til offentlige innkjøpere som ønsker å stille krav til sikkerhet og beredskap – hva bør de tenke på for å få relevante og gjennomførbare tilbud fra leverandørmarkedet?

Canon: Vårt råd er:

– Vær konkret: Beskriv hvilke scenarier beredskapen skal dekke – f.eks. bortfall av nettverk, strøm, eller sentrale tjenester.

– Tenk helhetlig: Beredskap handler ikke bare om IT – det inkluderer print, kommunikasjon, fysisk tilgang og dokumentasjon.

– Involver fagmiljøer tidlig: Samarbeid med sikkerhets- og beredskapseksperter i utforming av krav.

– Prioriter funksjon fremfor teknologi: Spør hva løsningen faktisk kan gjøre under krise, ikke bare hvilken teknologi den bruker.

– Vurder print som kritisk infrastruktur: Evnen til å skrive ut dokumenter lokalt – f.eks. evakueringslister, pasientjournaler eller beredskapsinstrukser – kan være avgjørende når alt annet svikter.