Slik kan du jobbe helhetlig med fokus på verdiskaping i innkjøp – se oppskrift

EFFSO er et svensk konsulentforetak med innkjøp og leveringskjeder som spesiale. De har i en artikkel på sine «verktøysider» lansert en egenutviklet metodikk for å lage og forankre en årlig sourcingplan.

Tydelig trend

Det heter i artikkelen at vi i de siste årene har sett en tydelig trend innen innkjøp hvor fokuset til innkjøpsorganisasjoner har endret seg. Innkjøp har gått fra å fokusere på transaksjoner og kostnadseffektivitet til i økende grad å vurdere innkjøp som en strategisk funksjon med potensial til å bidra til utvikling og langsiktig verdi.

I tillegg til totalkostnad inkluderer verdiskaping også mer vanskelig å måle faktorer som kvalitet, vekstpotensial, innovasjon og bærekraft, fremgår det av artikkelen, og:

– En forutsetning for at innkjøpsfunksjonen skal kunne jobbe mer helhetlig med fokus på verdiskaping er at det er klare strukturer på plass, for eksempel i form av mandater, styring og prosesser, som sikrer effektivitet, fremdrift og tverrfunksjonalitet i arbeidet.

Metodikk for å komme i gang

EFFSOs metodikk er basert på idégenerering på lokalt nivå gjennom tverrfunksjonell dialog nær organisasjonens kjernevirksomhet i kombinasjon med global koordinering og samarbeid. For å muliggjøre denne tilnærmingen har de laget en fem-trinns prosess på et overordnet nivå som gjør en slik arbeidsmåte mulig:

• Identifisering av tiltak på lokalt nivå

Innkjøpsansvarlige på lokalt nivå samler inn ideer gjennom workshops med virksomheten, kategoriserer, prioriterer og forankrer det hos den lokale ledergruppen.

• Identifisering av tiltak på kategorinivå

Workshops på kategorinivå gjennomføres av kategoriledere for å identifisere og prioritere ikke-lokale tiltak, med deltakelse fra relevante funksjoner.

• Business case og global godkjenning

Dokumentasjon for høyest prioriterte initiativer utvikles og verifiseres med global innkjøpsledelse. Det er også mulighet for flere interessenter å bidra.

• Beslutninger og forretningsforankring

Det etableres en felles plan med prioriterte tiltak, med tydelig påtegning fra relevante nøkkelaktører i virksomheten.

• Implementeringsoppfølging

Innkjøpssjefer og kategoriledere følger kontinuerlig opp både lokale og globale initiativ og sikrer fremgang.

Og likeledes – også i fem punkter – hva er viktig å vurdere for å lykkes med verdiskaping?

• Utvikle initiativ/ideer fra et nedenfra og opp perspektiv

De som er nærmest virksomheten, har best forståelse for hva og hvordan verdier kan skapes.

• Ikke glem kategoriperspektivet, ulike kategorier krever ulike tilnærminger

Hvordan vi jobber med verdiskaping må skilles mellom kategorier. I enkelte kategorier, vanligvis mer operative, handler det om å koordinere og sikre samarbeid i tiltak. I andre kategorier, typisk mer indirekte, handler kategoriperspektivet mer om idégenerering med eksperter på området, for eksempel IT-organisasjonen.

• Struktur for prioritering av tiltak

Vi må legge ressurser der det gir best effekt, noe som er basert på at vi kan prioritere ideer mellom nettsteder og kategorier.

• Struktur for forankring, beslutninger og ressursallokering

For at en satsing skal realiseres, kreves det støtte fra både ledelse og drift når det gjelder beslutninger og ressursallokering.

• Systemstøtte

For å overvåke og demonstrere resultatene, må det være systemstøtte på plass der prosjektets fremdrift og resultater kan sikres. Bruk av verktøy eller systemer for overvåking av besparelser er vanlig.