Når Fantorangen ber om innsyn i anskaffelsesdokumentene

Vi slår ettertrykkelig og uttrykkelig fast at dette ikke handler om å komme innsynsretten til livs, snarere å gi den best mulige vilkår når det gjelder offentlige anskaffelser. Innsynsretten er blant et fungerende demokratis viktigste verdier. Åpenhet gir folket mulighet til å foreta en revisjon av forvaltningen, slik at man er sikker på at alt går rett og riktig for seg. Og det kan gi viktig og interessant læring.

Det dreier seg om omfanget av den ressursbruken de som steller med innkjøp i det offentlige, legger ned for å imøtekomme krav om innsyn i anskaffelsesprosessene. Vår undersøkelse tidligere i år viste at ressursbruken tidvis er formidabel – hele årsverk går med noen steder. Senere hen har vi gjort en undersøkelse som bl.a. peker på at det er betydelig ressursknapphet på innkjøpsfronten i mange offentlige virksomheter.

Effektivisering

Da må det tenkes effektivisering. Man skal jo også jobbe med innovative anskaffelser, stille etiske krav, ta miljø- og klimahensyn og andre sentrale forhold som alt tar tid og krever kompetanse, i tillegg til å kunne kjøpe best mulig kvalitet til best mulig pris.

På sikt vil nok elektroniske løsninger komme som ved hjelp av standardisering bidra til å gjøre arbeidet med å imøtekomme innsynskrav enklere og mindre tidkrevende. Ennskjønt, her er det også utfordringer. Hva er en forretningshemmelighet som kan/bør unntas offentlighet?

Hva er en forretningshemmelighet?

Noe kan vurderes som forretningshemmeligheter av én tilbyder, men ikke for en annen. I en fersk dom i Sverige konkluderte Högsta förvaltningsdomstolen slik: Det var ingen grunn til å betvile at offentliggjøring av visse informasjoner i tilbudet ville kunne være til skade for den tilbyderen som hadde bedt om unntak fra offentlighet. At andre tilbydere i samme sak ikke hadde bedt om unntak for de samme opplysningene, endret ikke domstolens vurdering.

Det er oppdragsgivers ansvar å praktisere innsynsretten riktig. Det er ikke nok å bygge på hva en leverandør mener. Sistnevnte kan foreslå, men ansvaret flyttes ikke av den grunn. Og hvor kompetent er en innkjøper til å vurdere hva som er forretningshemmelighet hos de respektive tilbyderne? I noen tilfeller er det åpenbart og enhetspriser skal man være forsiktig med å gi ut.

Fantorangens behov for innsyn

Anbud365 får fra tid til annen innspill og meldinger fra innkjøpere som kan fortelle om de underligste anmodningene om innsyn. Men, uansett hva og hvem bak slike, innsynsretten kan påberopes av alle. En innkjøper forteller at Fantorangen hyppig står bak innsynskrav. Tja, Fantorangen er en TV-dukke i NRK med til dels stor suksess i Barne-TV. Så det er neppe originalen som melder seg med krav om innsyn i en anskaffelsesprosess.

I forbindelse med den kommende stortingsmeldingen om offentlige anskaffelser forstår vi det dithen at ressurssituasjonen for innkjøpere er blant de forhold som belyses – og som kanskje finner sin løsning der. I alle fall noe som kan føre til lettelser. Man kan jo ikke i en stortingsmelding legge grunnlag for f.eks. en forskrift der ledere i offentlige virksomheter pålegges å ha et bestemt antall innkjøpere i sine budsjetter. Men man kan si at innsynsretten er så verdifull at den som krever, bør identifisere seg. På forespørsel bør innkjøper kunne ta kontakt og f.eks. foreslå dialog i stedet for alt arbeidet med å ferdigstille all dokumentasjon. Geografisk avstand? Neida, i dag løser Skype o.l. slikt. Kanskje er den som ber om innsyn, egentlig bare interessert i en side i all dokumentasjonen, men ber om alt da han/hun ikke vet eksakt hvor den ettersøkte opplysningen befinner seg.

Det er også noe sunt med gjennomsiktighet begge veier – jeg ber om åpenhet, du ber om åpenhet. Og hvorfor skal man være anonym i denne forbindelse? Det dreier seg jo bare om tilegnelse av kompetanse til en eller annen bruk, vesentlig læring, vil vi tro, eventuelt ifm en mulig klage.

Tiltak på klagefronten

For en tid tilbake løftet man klagegebyrene til Kofa. Noe av begrunnelsen var at man pga lav terskel fikk en rekke saker som ikke var egnet for behandling i nemnda og derfor avvises. Dette var saker som f.eks. var foreldet, faktagrunnlaget i saken var mangelfullt mv. Sakene ble grundig vurdert av sekretariatet før de eventuelt ble avvist. Også danskene hevet tilsvarende gebyr betydelig for noen år siden med samme begrunnelse. Intet av dette var å avskjære muligheten til å klage på en anskaffelsesprosess, men det førte til at som ønsket å klage, måtte mene noe med det.

En noe høyere terskel for å kunne be om innsyn, f.eks. å gi seg til kjenne, bør vurderes. Om ikke annet vil det kunne føre til at innkjøperne, i deres hektiske dager, vil føle at det ikke er det reneste tøv de bruker tiden til – under dekke av å ivareta noe av det mest verdifulle vårt samfunn har: Innsynsretten.

Digitale muligheter

Kanskje er det andre tiltak også, og her går tanken hen til mulighetene i en digitalisert anskaffelsesverden. Gjennom å identifisere seg kan alle som ønsker det, få tilgang til et korrekt sladdet dokument – eller til den delen av dokumentet der den ønskede opplysningen finnes. Uten at innkjøperne behøver å bruke mye – enn si noen – tid på slikt.

Gode utviklere, retningslinjer for standardisering av anskaffelsesdokumenter og gode søkefunksjoner er fremtiden.