Bommet på hva intensjonskunngjøring er; skarp revisjonskritikk
Kragerø kommune gjorde en direkteanskaffelse med intensjonskunngjøring, men bommet på hva som gjelder for slike anskaffelses-løsninger. Det var nemlig ikke bare en, men ifølge et saksfremlegg for kommunestyret, flere leverandører i markedet. Rådet om å benytte intensjonskunngjøring fikk kommunen av den leverandøren som sterkt ønsket seg avtale. Formålet med hele prosessen var å kunne velge en bestemt leverandør, slås det fast i en revisjonsrapport, der det også heter at fremgangsmåten i denne saken svekker tilliten til kommunen.
Resultatet av forvaltningsrevisjonen Vestfold og Telemark revisjon IKS gjorde, finnes i rapporten «Habilitet, anskaffelse og fullmakt – «Smart Kragerø». Kommunestyret hadde sagt nei til kommunedirektørens forslag om etablering av «Smart Kragerø-programmet», likevel betalte kommunen ut drøyt 430 000 kroner for oppstart av programmet – vel en måned etter nei-vedtaket. Saken revisjonen tok for seg, gjelder kommunens innkjøp av tjenester innenfor utvikling og digitalisering, med det formål at kommunen skal kunne jobbe smartere.
Ikke konkurranse
Den aktuelle anskaffelsen har en anslått verdi på over 2,7 mill. kr eks mva., og skal derfor i utgangspunktet følge reglene i anskaffelsesforskriften del III. Hovedregelen er da at det skal gjennomføres konkurranse, noe kommunen ikke gjennomførte.
Kommunen har foretatt en direkteanskaffelse med intensjonskunngjøring. Kommunens forståelse av denne fremgangsmåten var at de ikke trengte å avholde konkurranse dersom ingen meldte sin interesse som følge av intensjonskunngjøringen, fremgår det av revisjonsrapporten. I intensjonskunngjøringen skriver kommunen at de gjør direkteanskaffelse fordi det bare var en mulig leverandør i markedet. – Vi har ikke sett noen dokumentasjon av at kommunen har gjort undersøkelser eller vurderinger som sannsynliggjør at det bare var en mulig leverandør, tvert om – i saksfremlegget til kommunestyret går det frem at det finnes flere leverandører i markedet, konstaterer revisjonen.
En bestemt leverandør
Av epostkorrespondansen med leverandøren fremgår det også at formålet med hele prosessen rundt anskaffelsen var å kunne velge en bestemt leverandør. Revisjonen mener at kommunen ikke kunne gjøre en direkteanskaffelse på det grunnlaget som det er vist til i intensjonskunngjøringen, og at kommunen på anskaffelsestidspunktet ikke hadde gjort en forsvarlig vurdering av dette. Det er derfor risiko for at intensjonskunngjøringen ville være uten virkning ved en eventuell klage til KOFA.
Det foreligger ikke anskaffelsesprotokoll i samsvar med kravene i anskaffelsesforskriften del III. Framgangsmåten i denne saken svekker nettopp tilliten til kommunen, mener revisjonen. Framgangsmåten harmonerer også dårlig med kommunens anskaffelsesreglement, som oppfordrer til frivillig konkurranse ut over lovkravene.
Søkte råd
Kommunen har hatt behov for, og søkt, råd om anskaffelsen. Forutsetningen er at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller fører til brudd på likebehandlingsprinsippet. – Vi mener at kommunen derfor ikke burde søkt råd om regelverkforståelse hos aktører som kan komme til å delta i en eventuell konkurranse om oppdraget, heter det i revisjonsrapporten.