Dybdeanalyse av innkjøp i anskaffelses-lovgivernes eget departement
En dybdeanalyse av innkjøp i anskaffelseslovgivernes eget departement – Nærings- og fiskeridepartementet – og dets underliggende etater er i gang: Det er anskaffelsesavdelingen i Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) som, håndterer analysen. Hensikten er å avdekke potensial for samordning og effektivisering, og foreslå virkemidler for å effektivisere innkjøp som kan brukes for flere sektorer/departementer eller for staten som helhet.
I henvendelsen til departementets underliggende virksomheter heter det at anskaffelsesavdelingen i Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) skal gjennomføre analysen. Den skal etter planen være ferdigstilt innen 1. september. Prosjektet er et ledd i oppfølging av Meld. St. 22 (2018-2019) Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser, der det pekes på et behov for bedre organisering, styring og ledelse av offentlige anskaffelser. En lignende dybdeanalyse ble i 2016 gjennomført for Klima- og miljødepartementet og underliggende virksomheter.
Formålet med dybdeanalysen er å innhente kunnskap om hvordan innkjøp er organisert og styrt i statlige virksomheter. Med bakgrunn i denne kunnskapen vil Digdir finne potensiale for samordning og effektivisering, og foreslå virkemidler for å effektivisere innkjøp som kan brukes for flere sektorer/departementer eller for staten som helhet.
Data og intervjuer
I forbindelse med dette arbeidet trenger Digdir tilgang til regnskapsdata og EHF-faktura fra virksomhetene. I tillegg skal det gjennomføres intervjuer med virksomhetene for å kartlegge status på blant annet følgende områder:
- Organisering (sentralisert/desentralisert organisering, roller og ansvarsfordeling)
- Styring og ledelse av anskaffelsesfunksjonen (bl.a. rutiner for mål og resultatstyring av anskaffelser)
- Kapasitet og ressurser
- Grad av digitalisering
- Prosesser og rutiner
Innkjøpsansvarlige og ledelsen
Digdir vil i første omgang ta kontakt med innkjøpsansvarlig i virksomheten for et intervju. Det kan eventuelt også bli aktuelt med intervjuer med ledelsen og/eller ledere i fagenheter som gjennomfører anskaffelser i enkelte virksomheter. Intervjuene planlegges gjennomført i løpet av mai og juni.
Gjennomgangen av innkjøp i departementet og underliggende virksomheter er et bidrag til å bedre kunnskapen om statlige innkjøp generelt og hvordan organisering, styring og ledelse av innkjøp kan forbedres. Analysene vil også gi virksomhetene bedre oversikt og kunnskap om egne innkjøp, ifølge henvendelsen.